A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018
Instituída pela Lei nº 13.709/2018,
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), instituída pela Lei nº 13.709/2018, tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade das pessoas naturais, regulando a forma como dados pessoais são tratados no Brasil. A lei se aplica a qualquer atividade que envolva coleta, uso, armazenamento, compartilhamento ou eliminação de dados pessoais, independentemente de esses dados estarem em formato físico ou digital. Como os cartórios lidam diariamente com informações de identificação dos cidadãos, a LGPD é plenamente aplicável às suas atividades.
Os cartórios, também chamados de serviços notariais e de registro, exercem uma função pública por delegação do Estado, mas são administrados por pessoas físicas ou jurídicas de direito privado. Mesmo com essa natureza híbrida, a legislação e os entendimentos atuais deixam claro que os cartórios estão sujeitos às regras da LGPD. Isso ocorre porque eles possuem autonomia na organização de seus serviços e tomam decisões sobre como os dados pessoais são tratados em suas rotinas, o que os enquadra, na maioria dos casos, como controladores de dados.
Na prática, os cartórios tratam uma grande variedade de dados pessoais. Entre os dados comuns estão nome, número de CPF e RG, endereço, estado civil e profissão. Além desses, os cartórios também lidam com dados pessoais sensíveis, que exigem maior cuidado, como informações de filiação, dados biométricos (assinaturas e impressões digitais), dados relacionados à origem racial nos registros civis e, em alguns casos, dados de saúde, como em registros de óbito, interdições e curatelas. Por essa razão, a atenção à segurança da informação é essencial no ambiente cartorário.
A LGPD estabelece que todo tratamento de dados deve estar amparado por uma base legal. No caso dos cartórios, a principal base legal não é o consentimento do titular, mas sim o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Os atos praticados pelos cartórios estão previstos em leis específicas, como a Lei dos Registros Públicos, o Código Civil e as normas das corregedorias. Além disso, o tratamento de dados também se justifica pelo exercício de políticas públicas e pelo exercício regular de direitos, já que os documentos produzidos pelos cartórios garantem segurança jurídica e fé pública. O consentimento é utilizado apenas em situações excepcionais, geralmente ligadas a serviços opcionais ou acessórios.
Mesmo exercendo função pública, os cartórios devem respeitar os direitos dos titulares dos dados previstos na LGPD. Isso inclui o direito de saber se seus dados estão sendo tratados, acessar essas informações, solicitar correções quando houver dados incorretos ou desatualizados e obter informações sobre o compartilhamento de dados. No entanto, alguns desses direitos podem sofrer limitações quando seu atendimento integral comprometer obrigações legais do cartório, a segurança jurídica ou a própria fé pública, especialmente nos casos em que a lei determina a guarda permanente dos documentos.
Para atender à LGPD, os cartórios precisam adotar medidas práticas de governança e organização. Entre essas medidas estão a elaboração de políticas de privacidade, o registro das atividades de tratamento de dados e a formalização de compromissos de confidencialidade com funcionários e colaboradores. Além disso, é fundamental implementar medidas de segurança da informação, como controle de acesso aos ambientes físicos e digitais, proteção dos acervos documentais, uso adequado de sistemas informatizados e procedimentos de prevenção e resposta a incidentes de segurança, como vazamentos de dados.
Outro ponto importante é a indicação do encarregado pelo tratamento de dados pessoais, também conhecido como DPO. Esse profissional ou responsável atua como canal de comunicação entre o cartório, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). O encarregado pode ser o próprio titular do cartório ou uma pessoa designada para essa função, desde que tenha conhecimento suficiente para orientar a equipe e garantir o cumprimento da legislação.
No contexto dos cartórios, a LGPD não se opõe à preservação dos acervos documentais, especialmente aqueles de guarda permanente. Pelo contrário, a preservação digital deve caminhar junto com a proteção de dados. A lei não autoriza a eliminação indiscriminada de documentos, mas exige que os dados sejam protegidos contra acessos não autorizados, perdas ou alterações indevidas. Assim, preservar documentos significa garantir sua integridade, autenticidade, confidencialidade e acesso controlado ao longo do tempo.
Por fim, o descumprimento da LGPD pode gerar consequências para os cartórios. A fiscalização pode ser realizada pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, pelas corregedorias e pelo Conselho Nacional de Justiça. As sanções podem incluir advertências, multas e a publicização da infração, além de possíveis responsabilizações civis e danos à imagem institucional do cartório. Por isso, a adequação à LGPD deve ser vista não apenas como uma obrigação legal, mas como parte da boa gestão e da responsabilidade institucional dos serviços notariais e de registro.
Cartilha lgpd
LGPD E SUA APLICABILIDADE NOS CARTÓRIOS
Proteção de Dados Pessoais no Serviço Notarial e Registral
1. O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709/2018, foi criada para proteger os dados pessoais dos cidadãos e garantir que essas informações sejam utilizadas de forma responsável, segura e transparente. A lei estabelece regras sobre como dados pessoais devem ser coletados, utilizados, armazenados, compartilhados e preservados, tanto em meio físico quanto digital.
Sempre que um dado permitir identificar uma pessoa, direta ou indiretamente, ele está protegido pela LGPD. Como os cartórios lidam diariamente com informações pessoais dos cidadãos, a lei se aplica integralmente às suas atividades.
2. A LGPD se aplica aos Cartórios?
Sim. A LGPD se aplica plenamente aos cartórios.
Os cartórios exercem uma função pública por delegação do Estado, mas são administrados de forma privada. Mesmo assim, eles possuem autonomia na organização de seus serviços e tomam decisões sobre o tratamento de dados pessoais, o que os torna responsáveis pelo cumprimento da LGPD.
Dessa forma, os cartórios devem adotar medidas para proteger os dados pessoais que tratam e garantir os direitos dos titulares dessas informações.
3. Qual é o papel do Cartório na LGPD?
Na maior parte das situações, o cartório atua como **controlador de dados pessoais**. Isso significa que ele decide como e para qual finalidade os dados são utilizados, sempre de acordo com a legislação.
Em casos específicos, o cartório pode atuar como operador de dados, mas essa não é a regra. Como controlador, o cartório tem responsabilidade direta sobre a segurança, o uso adequado e a proteção dos dados pessoais que estão sob sua guarda.
4. Quais dados pessoais são tratados nos Cartórios?
Os cartórios tratam diferentes tipos de dados pessoais, incluindo:
Dados pessoais comuns, como nome, CPF, RG, endereço, estado civil e profissão.
Dados pessoais sensíveis, que exigem maior proteção, como informações de filiação, dados biométricos (assinatura e impressão digital), dados relacionados à origem racial em registros civis e informações de saúde, como aquelas presentes em registros de óbito, interdição ou curatela.
Por lidarem com dados sensíveis, os cartórios devem adotar cuidados reforçados de segurança e controle de acesso às informações.
5. Qual é a base legal para o uso dos dados?
Na maioria dos casos, os cartórios não precisam do consentimento do cidadão para tratar dados pessoais. Isso acontece porque o tratamento é necessário para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias previstas em leis como a Lei dos Registros Públicos, o Código Civil e as normas das corregedorias.
Além disso, o tratamento de dados também se fundamenta no exercício de políticas públicas e no exercício regular de direitos, pois os atos praticados pelos cartórios garantem segurança jurídica e fé pública. O consentimento só é utilizado em situações específicas, geralmente ligadas a serviços facultativos.
6. Quais são os direitos do cidadão (titular dos dados)?
Mesmo com as obrigações legais dos cartórios, os cidadãos têm direitos garantidos pela LGPD. Entre eles estão o direito de saber se seus dados estão sendo tratados, acessar essas informações, solicitar correções de dados incorretos ou desatualizados e obter informações sobre o compartilhamento de seus dados.
Alguns desses direitos podem ter limitações quando o atendimento integral comprometer a segurança jurídica, a fé pública ou obrigações legais de guarda permanente dos documentos. Ainda assim, o cartório deve sempre agir com transparência e responsabilidade.
7. Quais são as obrigações práticas dos Cartórios?
Para cumprir a LGPD, os cartórios devem adotar medidas organizacionais e técnicas, como:
* Elaborar políticas de privacidade e proteção de dados
* Registrar as atividades de tratamento de dados
* Orientar e treinar funcionários e colaboradores
* Firmar termos de confidencialidade
* Controlar o acesso a documentos físicos e digitais
* Proteger sistemas informatizados e acervos documentais
* Prevenir e responder a incidentes de segurança, como vazamentos de dados
Essas medidas ajudam a garantir a proteção das informações e a confiança do cidadão.
8. Quem é o Encarregado de Dados (DPO)?
O encarregado pelo tratamento de dados pessoais, também conhecido como DPO, é a pessoa indicada pelo cartório para atuar como canal de comunicação entre o cartório, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
O encarregado pode ser o próprio titular do cartório ou outra pessoa designada para essa função. Seu papel é orientar a equipe, esclarecer dúvidas e auxiliar no cumprimento da LGPD.
9. LGPD e preservação dos documentos cartorários
A LGPD não impede a preservação de documentos cartorários, inclusive aqueles de guarda permanente. Pelo contrário, a lei reforça a importância de proteger essas informações ao longo do tempo.
Preservar documentos não significa expor dados pessoais, mas garantir que eles permaneçam íntegros, autênticos, seguros e com acesso controlado. A preservação digital deve caminhar junto com a proteção de dados e a segurança da informação.
10. O que acontece se a LGPD não for cumprida?
O descumprimento da LGPD pode gerar consequências para os cartórios. A fiscalização pode ser feita pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, pelas corregedorias e pelo Conselho Nacional de Justiça.
As sanções podem incluir advertências, multas e a divulgação da infração, além de responsabilidade civil e danos à imagem institucional do cartório. Por isso, a adequação à LGPD é essencial para a boa gestão e para a confiança da sociedade.
Mensagem final
A LGPD não é apenas uma obrigação legal, mas uma oportunidade para os cartórios fortalecerem a segurança da informação, a transparência e a confiança do cidadão. Proteger dados pessoais é proteger direitos, preservar a memória documental e garantir a qualidade do serviço público delegado.